1995. 1. 21 훈령 제9호 
        1998. 10. 28 훈령 제74호(진주시사업소업무처리규정) 
        2000. 8. 9 훈령 제97호(전문개정) 
        2007. 1. 8 훈령 제165호 (진주시본청·직속기관·사업소및하부행정기관의세부분장에관한규정)     
        2007. 8. 9 훈령 제177호 (진주시 규정제명 띄어쓰기등 일괄개정규정)

제1조 (목적) 이 규정은 시정수행에 필요한 각종 행정자료를 체계적으로 관리하여 시정시책 수립과 시민에게 필요한 자료를 효율적으로 제공하기 위하여 진주시 행정자료실(이하"자료실"이라 한다)의 설치 및 운영에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조 (용어의 정의) 이 규정에서 "행정자료"라 함은 다음 각 호의 1에 해당하는 것을 말한다.

 1. 지방행정 관련 국내외 전문도서

 2. 정부, 지방자치단체 및 공공기관, 단체에서 발행하는 간행물

 3. 행정수행에 필요한 각종 통계, 계획서, 편람, 업무지침, 연보, 자료집 등

 4. 각종 논문 및 연구보고서

 5. 공무원을 위한 교양도서

 6. 보존의 필요가 있는 사적, 명승지, 문화재 등의 관련기록

 7. 신문, 잡지, 팜플렛, 사진, 슬라이드, 레코드, CD, 디스켓 등

 8. 기타 지방행정 수행에 관련되는 일체의 자료

제3조 (설치장소 및 관리) 자료실은 정보관리과 안에 설치하고, 정보관리과장(이하 "관리관"이라 한다)이 관리, 운영하되, 다음 사항을 관장한다. <개정 2007. 1. 8>

 1. 자료의 수집과 분류, 보관 및 폐기

 2. 소정 자료의 활용

 3. 기타 자료운영에 필요한 사항

제4조 (자료의 수집) ①청내 전 담당관, 과, 지원단, 준비단, 소장은 외주발간 및 내부 생산되는 일체의 행정자료 1부를 간행 즉시 자료실로 송부하여야 한다. <개정 2007. 1. 8>

 ②소속 공무원이 공무수행 중 취득한 각종 자료는 상용에 속하는 것을 제외하고는 자료실에 제출하여야 한다.

 ③각종 행정자료를 수집, 접수 할 때에는 이를 행정자료 원부(별지 제1호서식) 및 행정자료 접수대장(별지 제2호서식)에 등재하여야 한다.

 ④제3항의 규정에 의거 등재되는 각종자료는 소정의 고무인(별지 제3호서식)을 날인하여야 한다.

 ⑤수집한 자료는 「한국십진분류법」에 의하여 분류한다. <개정 2007. 8. 9>

제5조 (자료 등의 점검) ①관리관은 행정자료를 매년 정기 및 수시 점검하여야 하며 계속 보관할 가치가 없는 자료는 소정의 대장에 등재 후 이를 폐기하여야 한다.

 ②자료실 담당직원은 다음 사항을 매일 점검하여야 한다.

 1. 자료의 접수, 분류, 배열사항

 2. 자료의 대출 및 반납상황

 3. 해충발생 및 서가, 진열대 등 오손상황

 4. 실내청소 및 전선, 난로 등 화기 안전상태

제6조 (열람 및 대출자격) 시 소속직원과 시민은 누구나 자료의 열람 및 대출을 받을 수 있다.

제7조 (열람시간) 자료의 열람시간은 공무원의 근무시간에 준 한다.

제8조 (열람장소) 자료의 열람은 자료실 안에서 열람함을 원칙으로 한다. 다만 정당한 사유가 있을 경우에는 7일 내에서 대출하며, 1회에 한하여 연장 할 수 있다.

제9조 (열람 및 대부방법) ①자료를 열람하고자 하는 자는 반드시 본인임을 증명할 수 있는 신분증 등을 제시하고 자료 열람부(별지 제4호서식)에 등재 한 후 담당직원의 지시에 따라 열람하여야 한다.

 ②제8조의 규정에 의거 대출을 받고자 할 때에는 자료 대출부(별지 제5호서식)에 등재하고 담당직원의 확인을 받아 대부 받아야 한다.

 ③서신 및 통신 기기를 이용한 열람요구의 대상은 다음과 같다.

 1. 각종통계에 관한 사항 중 일부

 2. 자료의 건명, 목차, 저자, 출판연월 등 형식에 관한 사항

제10조 (대출의 제한) 다음 각 호의 1에 해당하는 자료는 대출하지 아니한다.

 1. 대외 비 이상의 보안을 유지하여야 할 자료

 2. 희귀 자료

 3. 기타 성질상 대출이 적합치 아니한 자료

제11조 (반납) ①자료열람자가 퇴실 할 때에는 열람자료를 담당직원에게 반납하고 열람대장 정리후 퇴실하여야 하며, 반납 받은 자료는 반납일자를 자료대출부에 기록하여야 한다.

 ②대출자료의 반납이 있기 전에는 다음 대출을 받을 수 없으며, 대출기간이 만료된 때에는 반납하거나 1회에 한하여 연장승인을 받아야 한다.

제12조 (열람자의 준수사항) 자료열람자는 다음 사항을 준수하여야 한다.

 1. 자료실 안에서는 정숙

 2. 각종자료 오손금지

 3. 기타 담당직원의 지시사항

제13조 (위반자에 대한 제재) ①제12조 각 항의 준수사항을 위반한자에 대하여는 즉석에서 제지 또는 퇴실을 명할 수 있다.

 ②제지 또는 퇴실 명령에 불응한 자에 대하여는 자료실 활용을 정지시킬 수 있으며, 위반사항이 중대하다고 인정될 때에는 응분의 조치를 취할 수 있다.

제14조 (변상조치) ①열람자가 자료를 분실 또는 판독이 불가능 할 정도로 오손 하였을 때에는 시장이 인정하는 정당한 사유가 없는 한 동일 자료나 동일 자료의 시가에 해당하는 금액으로 변상 조치하여야 한다.

 ②시장은 변상요구를 하고자 할 때에는 자료 변상통지서(별지 제6,7호서식)에 의하여 본인에게 통지하며, 변상 의무자는 통지서를 받은 날부터 10일 이내에 변상하여야 한다.

제15조 (자료제공 등 서비스) 자료실 이용자가 원하는 자료의 제공이나 특정내용을 복사 및 우송하여 줄 수 있다. 이 경우 자료 제공에 따른 복사 및 우송의 실 경비는 이용자 부담을 원칙으로 한다.

제16조 (운영상황기록) 자료실 담당직원은 매일 행정자료실 운영일지(별지 제8호서식)를 기록하여야 한다.

부 칙

 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부 칙 <98. 10. 28>

 제1조 (시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

 제2조 생략

부 칙 <2000. 8. 9>

 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

부 칙 <2007. 1. 8>

 제1조 (시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행하되, 2007년 1월 1일부터 적용한다.

 제2조 생략

부 칙 <2007. 8. 9>

 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.